Checklist audit Qualiopi à Montauban : les preuves à préparer

Vous préparez un audit Qualiopi à Montauban ou ailleurs en Occitanie ? La meilleure préparation ne consiste pas à empiler des modèles. Elle consiste à vérifier que vos pratiques, vos documents et vos preuves racontent la même histoire. Cette checklist vous aide à organiser les derniers contrôles avant l'audit.

1. Commencer par un état des lieux honnête

Avant de corriger vos documents, listez vos actions réellement réalisées : formations, bilans, accompagnements, sous-traitance et éventuelles annulations. Pour chaque action, notez le public accueilli, l'objectif, le programme utilisé, les modalités d'évaluation et les retours collectés. Ce tableau devient votre fil conducteur.

Le référentiel national qualité est organisé autour de sept critères. Le ministère distingue un tronc commun de 22 indicateurs et des indicateurs spécifiques selon l'activité. Votre checklist doit donc partir de votre périmètre réel, pas d'un dossier générique.

2. Vérifier les preuves essentielles

Préparez un dossier facilement navigable. Il doit permettre de retrouver rapidement les informations destinées au public, les objectifs et prérequis, l'analyse des besoins, les modalités d'accueil, les moyens pédagogiques, les compétences des intervenants et le traitement des réclamations.

• Information du public : programme, tarifs, délais d'accès, accessibilité et résultats disponibles.
• Analyse du besoin : questionnaire, entretien de positionnement et adaptation prévue.
• Suivi : convocations, feuilles d'émargement, évaluations et attestations.
• Compétences : CV, expériences, veille et actions de développement professionnel.
• Amélioration continue : retours, analyse, réclamations et actions correctives datées.

3. Tester la cohérence entre le papier et le terrain

Un audit ne vérifie pas seulement si un document existe. Il cherche à comprendre comment l'organisation fonctionne. Demandez à un formateur de retrouver le programme, d'expliquer l'évaluation des acquis et de décrire la conduite à tenir en cas de difficulté. Si chaque personne répond différemment, formalisez une version commune.

À Montauban, un audit blanc réalisé avec un regard extérieur permet souvent de repérer les incohérences qu'une équipe ne voit plus : dates impossibles, documents non signés, objectifs non évalués ou procédure handicap inconnue.

4. La vérification des 48 dernières heures

Ne modifiez pas tout la veille. Contrôlez plutôt les accès aux dossiers, la lisibilité des fichiers, les versions en vigueur et la disponibilité des personnes interrogées. Préparez une table des matières et un dossier de preuves par indicateur. Gardez les versions antérieures lorsque la traçabilité d'une amélioration est utile.

5. Quand demander un accompagnement

Un accompagnement est pertinent lorsque vous manquez de temps, lorsque votre activité est récente ou lorsque vous avez déjà reçu des écarts. MUSIVA propose à Montauban un diagnostic, un plan d'action hiérarchisé et un audit blanc. L'objectif est de vous rendre autonome, pas de vous livrer un classeur impossible à faire vivre.